Assistant de département (H/F)

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Assistant de département (H/F)

Publiée le 16/07/2018 17:54:39
Réf. DS/ASSD/DIS

Société

Dans un contexte de mondialisation des échanges, de recherche de compétitivité, le Groupe AFNOR constitue le partenaire privilégié des acteurs socio-économiques. Il affirme ses compétences sur 4 métiers complémentaires : la normalisation, l'édition et la diffusion de produits, la formation et la certification.

Description

Assistant-e du département innovation et développement, vous aurez pour principales missions d'assister le responsable du département dans la gestion et l'animation du département. Vous prenez en charge :
L'accueil :
- Vous avez une mission d'accueil téléphonique.
- Vous assurez un point d'accueil privilégié pour toute personne extérieure au Département tant en français qu'en anglais.
- Vous informez tout nouvel arrivant ou prestataire externe.
La gestion de l'information :
- Vous établissez le compte-rendu des réunions de département.
- Vous analysez et transmettez les informations à destination des collaborateurs du département.
- Vous informez les personnes du département des procédures à appliquer.
- Vous gérez la documentation (revues, contrats, ..) et mettez en forme des courriers ou documents.
La communication :
- Vous opérez un filtrage adapté. et vous transmettez et échangez toute information nécessaire aux fonctions centrales avec les autres services AFNOR.
- Vous constituez un relais entre le Responsable du Département et les autres services AFNOR.
- Vous concevez et gérez les supports de communication sur les activités du département.
L'organisation :
- Vous gérez le courrier et les fournitures du département. - Vous effectuez le suivi des achats (demandes d'achats, commandes, réceptions techniques, factures, budget, états, tableaux de bord, indicateurs, ...)
- Vous gérez des données de gestion du personnel : remplacements, congés, absences, relevés de temps, formation, suivi des missions.
- Vous planifiez les réunions et vous assurez le secrétariat du responsable de département.
- Vous collaborez à l'amélioration de la qualité de fonctionnement du Département et faites toutes propositions allant en ce sens.

Profil

D'un niveau bac+2 en assistanat, vous disposez d'une expérience professionnelle significative acquise dans un poste similaire et vous maîtrisez les techniques d'assistanat.
Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, vous possédez un excellent relationnel, une bonne orthographe, vous êtes dotée d'une grande réactivité et souhaitez-vous investir dans le développement du département. Compte-tenu de votre accès à certaines informations sensibles, confidentialité et discrétion sont requises. Vous maîtrisez Word, PowerPoint et Excel. Ce poste nécessite une flexibilité dans l'organisation du travail.
Et un bon niveau d'anglais est conseillé sur ce poste.