Assistant de département (H/F)

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Assistant de département (H/F)

Publiée le 29/04/2019 17:24:00
Réf. LC/ASS/UAN

Société

Dans un contexte de mondialisation des échanges, de recherche de compétitivité, le Groupe AFNOR constitue le partenaire privilégié des acteurs socio-économiques. Il affirme ses compétences sur 4 métiers complémentaires : la normalisation, l'édition et la diffusion de produits, la formation et la certification.

Description

Sous la responsabilité du responsable du département, vous serez intégrée à l'équipe de management et aurez pour missions de:
- Assister le responsable de département et les responsables de pôles : gestion des agendas, accueil téléphonique, missions administratives et financières,
- Aider à la mise en place des actions décidées par l'équipe de management du département (responsable de département et responsables de pôles)
- Assurer la diffusion des informations de l'unité et du groupe : notes générales, journal interne, compte-rendu... aux personnes du département.

Vous serez le relais du responsable vis à vis des autres services du Groupe AFNOR ;

- Gérer la préparation et l'organisation des réunions de département
-Assurer la prise de note et la rédaction de compte rendu lors des réunions de département, la mise en forme de tout type de documents de travail (mail, présentation, synthèse...) ;
- Assurer le suivi de la gestion du personnel (la gestion des temps, suivi des formations, des entretiens d'évaluation...)
- Développer et suivre les tableaux de bord du département, établir des rapports d'activité ;
- Gérer le courrier au quotidien (réception, dispatching), le classement des documents, la rédaction des courriers, la commande de fournitures ;
- Assurer une bonne liaison entre les membres du département, le responsable de département et les responsables de pôle, afin d'assurer la continuité du service et remplir les missions d'appui qui vous sont assignées;
- Porter une attention à la qualité du climat social au sein du département.
Enfin, vous participez au bon fonctionnement du service en étant force de proposition.

Profil

De formation type BTS Assistant Manager ou bac +3, vous avez acquis une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire et vous maîtrisez les techniques d'assistanat ainsi que le management de projet.
Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, vous possédez une bonne écoute, un excellent relationnel, vous communiquez avec aisance à l'oral et à l'écrit. Compte tenu de votre accès à certaines informations, confidentialité et discrétion sont primordiales.