Assistant-e de département (H/F)

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Assistant-e de département (H/F)

Publiée le 12/03/2019 10:54:00
Réf. DS/ASS/DCS

Société

Dans un contexte de mondialisation des échanges, de recherche de compétitivité, le Groupe AFNOR constitue le partenaire privilégié des acteurs socio-économiques. Il affirme ses compétences sur 4 métiers complémentaires : la normalisation, l'édition et la diffusion de produits, la formation et la certification.

Description

Le département Coordination et Support - 50 personnes - recherche pour un poste en CDI un(e) Assistant(e) de Département (H/F). Sous la responsabilité du responsable du département, vous serez intégrée à l'équipe de management et aurez pour missions de:
- Assister le responsable de département et les responsables de pôles : gestion d'agendas complexes, accueil téléphonique, missions administratives et financières ;

- Gérer le courrier au quotidien (réception, dispatching), le classement des documents, la rédaction des courriers, la commande de fournitures ;

- Gérer la préparation et l'organisation des réunions de département ;

- Aider à la mise en place des actions décidées par l'équipe de management du département (responsable de département et responsables de pôles) ;

- Assurer la diffusion des informations de l'unité et du groupe : notes générales, journal interne, compte-rendu... aux personnes du département. Vous serez le relais du responsable vis à vis des autres services du Groupe AFNOR ;

- Assurer l'interface auprès des bureaux de normalisation à travers l'organisation des réunions et la facturation de prestations de traduction ;

- Garantir le bon déroulement des réunions en lien avec le comité d'Audit et d'évaluation et assister le responsable de département dans la gestion documentaire et le suivi de l'envoi des éléments ;

- Suivre la gestion du personnel (la gestion des temps, suivi des formations, des entretiens d'évaluation...) ;

- Assurer une bonne liaison entre les membres du département, le responsable de département et les responsables de pôle, afin d'assurer la continuité du service et remplir les missions d'appui qui vous sont assignées ;

- Porter une attention à la qualité du climat social au sein du département. Vous participez au bon fonctionnement du service en étant force de proposition.

Profil

D'un niveau bac + 2/3 vous disposez d'une expérience professionnelle de 5 ans minimum acquise en assistanat de direction ou dans un poste similaire, vous maîtrisez les techniques d'assistanat.

Outre une capacité d'autonomie, d'organisation et d'anticipation, vous possédez une bonne écoute, un excellent relationnel, vous communiquez avec aisance à l'oral et à l'écrit. Compte tenu de votre accès à certaines informations, confidentialité et discrétion sont primordiales.

Vous savez gérer les urgences et les priorités. S'adapter aux différents types d'interlocuteurs est indispensable pour réussir dans cette fonction.

Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et l'usage d'Internet.