Assistant.e polyvalent.e (H/F)

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Assistant.e polyvalent.e (H/F)

Publiée le 30/11/2018 18:11:24
Réf. DS/ASS/DCE

Société

Dans un contexte de mondialisation des échanges, de recherche de compétitivité, le Groupe AFNOR constitue le partenaire privilégié des acteurs socio-économiques. Il affirme ses compétences sur 4 métiers complémentaires : la normalisation, l'édition et la diffusion de produits, la formation et la certification.

Description

Vous aurez pour principales missions d'assister 2 à 3 chefs de projets.
En charge de l'organisation matérielle et le suivi administratif des dossiers pour leurs activités, vous accueillerez les clients externes et internes et apporterez les premières informations nécessaires.
- Organisation et suivi administratif des dossiers
Vous serez responsable du classement et de l'archivage des dossiers et gérerez les bases de données correspondantes comme les outils de gestion des projets.
- Vous mettrez en forme l'information technique préparée par les chefs de projets et assurerez la ventilation des documents et notes correspondantes.
- Vous rédigerez des courriers, pourrez prendre des notes et rédigerez des comptes-rendus et pourrez créer des tableaux de suivi et des graphiques, des documents de présentation.
- Vous créerez et mettrez à jour les plannings de travail et planifierez les tâches et les priorités.
- Vous assurerez la conception des outils d'organisation communs (ex : agendas, fiches...) et organiserez et régulariserez le voyage des cadres.
- En appui aux ingénieurs de l'équipe, vous prendrez en charge l'organisation des réunions et assurerez leur bon déroulement.
- Vous pourrez remplacer temporairement une assistante et prendrez toute initiative dans un esprit de permanence du service.

- Accueil et gestion du portefeuille de clients :
- Vous assurerez l'accueil des clients externes et internes, orienterez vos interlocuteurs et communiquerez les explications concernant les démarches, les procédures à suivre qu'ils vous demanderont.
- Vous gérerez l'accueil téléphonique, la prise de lignes et des messages et maîtriserez les filtrages téléphoniques jusqu'au barrage si nécessaire.
- Vous êtes en lien avec l'équipe ADV qui a en charge le suivi des financements, du budget et la facturation. Ce qui participe à l'amélioration continue de la relation client et leur fidélisation.

Profil

De niveau BTS en secrétariat avec une expérience professionnelle acquise depuis 2 ans en bureau d'étude ou de conseil, vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les applications bureautiques.
Vous pratiquez la langue anglaise et êtes capable d'accueillir nos experts et clients étrangers au téléphone et en réunion. Vous disposez d'une très bonne capacité d'organisation et d'un excellent relationnel.
Personne de contact, votre sens pratique comme votre disponibilité et votre esprit d'initiative favoriseront votre insertion dans l'équipe.